Elektronische facturatie: hoe zit dit?
U heeft het waarschijnlijk al gemerkt. U krijgt steeds meer facturen via e-mail binnen. De opmars van de elektronische facturatie is al enige tijd ingezet en valt niet meer te stoppen.
Verkoopfacturen
Sinds 1 januari 2013 worden elektronische facturen gelijkgesteld aan papieren facturen. U kunt dus kiezen als u uw facturen per mail of per post naar uw klanten opstuurt. Uiteraard moet u wel nog steeds aan alle wettelijke voorwaarden (gegevens, omschrijving, voorwaarden, data, …) voldoen, net zoals bij een factuur op papier. Bovendien moet een digitale factuur vlot leesbaar zijn.
Belangrijk is ook de dat identiteit van diegene die de factuur uitreikt gewaarborgd moet zijn. De leverancier moet dus kunnen aantonen dat hij wel degelijk de factuur heeft opgemaakt (bv via bestaand logo, correct rekeningnummer, gekend mailadres, …)
Daarnaast moet de klant deze digitale factuur aanvaarden. Dit gebeurt automatisch als de klant de
factuur betaalt, maar kan ook via een voorafgaand getekend document gebeuren.
Bij Europa zijn er afspraken omtrent de opmaak van elektronische facturen, via ‘PEPPOL’ (Pan-European Public Procurement Online). Alle Belgische softwareprogramma’s voor de opmaak van factureren volgen deze regels.
Organisatie
Momenteel krijgt u zowel elektronische als papieren facturen binnen. Het bijhouden van beide systemen vraagt de nodige organisatie. U moet wettelijk uw boekhouding gedurende 7 jaar (of zelfs 15 jaar bij investeringen aan gebouwen) bijhouden, ofwel op papier ofwel digitaal. U kunt er voor kiezen om al uw elektronische facturen te printen en nog alles op papier te bewaren. Ofwel kiest u ervoor om alle facturen (op papier) in te scannen en alles elektronisch te bewaren. (Of combinatie van beiden). Elektronisch bewaren kan via Dropbox en dan worden uw facturen ook elektronisch verwerkt en bewaard in mijn boekhoudsysteem. Wenst u dit systeem, kunt u mij contacteren om uw toegang voor Dropbox aan te vragen. U kunt ook zelf zorgen voor de opslag van al uw facturen. Vergeet daarbij niet om steeds een back-up van al uw bestanden te nemen.